Hướng dẫn Thực chiến Vận hành dành cho Người tổ chức Hackathon
- Quan điểm cốt lõi: Bài viết nhấn mạnh quản lý vận hành chuyên nghiệp là chìa khóa thành công của hackathon, nó có thể duy trì nhiệt huyết của người tham gia, đảm bảo chất lượng sự kiện, nâng cao danh tiếng thương hiệu và bảo vệ đội ngũ tổ chức.
- Yếu tố then chốt:
- Quảng bá liên tục xuyên suốt: Tận dụng mọi kênh (email, mạng xã hội, cộng đồng) để duy trì sức nóng của sự kiện, và thực hiện nhắc nhở tại các thời điểm then chốt (ví dụ: trước hạn chót) để tối đa hóa mức độ tham gia.
- Giao tiếp phản hồi nhanh chóng: Thiết lập kênh giải đáp thắc mắc hiệu quả và phản hồi nhanh chóng, sử dụng FAQ hoặc thông báo để tập trung giải quyết vấn đề, nhằm duy trì trải nghiệm của thí sinh và tỷ lệ hoàn thành dự án.
- Cung cấp đầy đủ hỗ trợ tài nguyên: Chuẩn bị trước tài liệu, hướng dẫn, mẫu rõ ràng, và sắp xếp cố vấn giải đáp cùng hỗ trợ kỹ thuật lẫn nhau, giúp các đội thi triển khai dự án thuận lợi.
- Quản lý nộp bài và tiến độ một cách khoa học: Hiểu và chấp nhận quy luật nộp bài "sát giờ chót" phổ biến, theo dõi thời gian thực qua công cụ nền tảng, và sử dụng đánh giá AI để đánh giá sớm nhằm tiết kiệm thời gian.
- Quản lý đội ngũ và thời gian hiệu quả: Sắp xếp lịch trực hợp lý cho đội ngũ tổ chức, tránh kiệt sức; bất kỳ thay đổi lịch trình nào cần được đồng bộ hóa ngay lập tức cho người tham gia, để duy trì độ tin cậy của kế hoạch.
- Duy trì nhiệt huyết cộng đồng: Thông qua việc tổ chức các hoạt động như AMA, hội thảo giữa chừng, và khuyến khích chia sẻ xã hội, để duy trì cảm giác gắn bó lâu dài và sức sống cộng đồng của người tham gia.
Tại sao (việc) quản lý (tốt) lại quan trọng
Vận hành tốt không đảm bảo 100% thành công cho một hackathon, nhưng không vận hành chắc chắn sẽ thất bại. Nếu ban tổ chức đột nhiên biến mất (không giao tiếp, không giải đáp thắc mắc, cũng không quảng bá), người tham gia sẽ dần mất niềm tin và động lực. Toàn bộ sự kiện sẽ xì hơi, số lượng bài nộp sẽ giảm mạnh, và tất cả nhà tài trợ và đối tác cũng sẽ để ý thấy điều đó.
Giai đoạn thực chiến mới là hòn đá thử vàng cho công tác chuẩn bị. Các vấn đề bất ngờ sẽ phát sinh, và cách bạn ứng phó quyết định hiệu quả và danh tiếng của hackathon. Việc quản lý vận hành tốt cũng bảo vệ đội ngũ của bạn khỏi bị kiệt sức bởi các quy trình phức tạp. Quy trình làm việc rõ ràng, gặp việc không hoảng, và còn có thể dành đủ sức lực để tăng tốc trước vạch đích.
1. Quảng bá phải luôn trực tuyến, sử dụng tất cả các kênh của bạn
Ngay khi đăng ký bắt đầu, marketing không nên dừng lại. Liên tục quảng bá mới có thể giữ nhiệt độ, thu hút làn sóng cuối cùng của những người tham gia còn do dự, đồng thời cũng giúp nhà tài trợ lộ diện.
Đừng bỏ qua bất kỳ kênh nào: email, mạng xã hội, cộng đồng mà các nhà phát triển thường lui tới, tất cả đều nên sử dụng. Chuẩn bị sẵn poster và nội dung copy cho nhà tài trợ và đối tác, để họ có thể chia sẻ ngay lập tức. Một lần đề cập từ một nhà tài trợ nổi tiếng có thể mang lại lượng truy cập khổng lồ.
Ngoài ra, đăng bài trên mạng xã hội cũng cần chú ý thời điểm. Lời nhắc nhở khi sắp hết hạn đăng ký có thể giúp bạn vớt được không ít nhà phát triển "vốn đã muốn đăng ký nhưng quên mất". Giữa chừng tạo ra một chút mới mẻ, như công bố giám khảo mới, bổ sung giải thưởng, hoặc tổ chức một sự kiện nhỏ trực tuyến/trực tiếp, cũng có thể khiến mọi người hào hứng trở lại.
2. Phản hồi giao tiếp phải nhanh, trải nghiệm của Hacker là ưu tiên số một
Người tham gia có vô số câu hỏi, việc phản hồi nhanh hay chậm trực tiếp quyết định họ có từ bỏ hay không. Một câu hỏi nửa ngày không ai quan tâm, họ có thể sẽ nản lòng, dự án bỏ ngang — hoặc thậm chí không bắt đầu.
Thiết lập kênh giải đáp thắc mắc chuyên dụng và đảm bảo các nhà phát triển có thể dễ dàng tìm thấy. Cố gắng trả lời kịp thời mỗi ngày, ngay cả khi câu trả lời đầy đủ sẽ đến muộn hơn một chút. Nếu có nhiều người đặt câu hỏi tương tự, có thể cập nhật FAQ hoặc đăng một thông báo để giải quyết một lần.
Các nền tảng như DoraHacks có sẵn tính năng giao tiếp, có thể giúp ban tổ chức phát thông báo, để người tham gia nắm bắt động thái bất cứ lúc nào, mà không cần chuyển đổi qua lại giữa nhiều công cụ. Bạn có thể nhắn tin riêng cho người tham gia, gửi tin nhóm cho nhóm đối tượng cụ thể, và còn có thể sử dụng công cụ hỏi đáp AI để tự động xử lý các câu hỏi lặp lại. Tiết kiệm thời gian và công sức.
Hỏi đáp tự động bằng AI trên DoraHacks
Nếu hackathon của bạn trải dài qua nhiều múi giờ, có thể cân nhắc sắp xếp thành viên trong đội trực theo ca, đừng để câu hỏi qua đêm.
3. Cung cấp đầy đủ tài nguyên hỗ trợ, đừng để người tham gia tay không lên trận
Tài nguyên cung cấp đầy đủ, dự án mới không bị tụt lại phía sau. Chuẩn bị sẵn tài liệu, hướng dẫn, mẫu starter để chia sẻ. Nếu nhà tài trợ cung cấp công cụ và API, tài liệu phải rõ ràng, kênh hỗ trợ phải minh bạch.
Ví dụ về tài nguyên dành cho nhà phát triển được cung cấp trong hackathon
Sắp xếp thời gian cố vấn giải đáp thắc mắc, để mọi người có vấn đề có thể tìm kiếm sự giúp đỡ. Tạo một kênh hỗ trợ kỹ thuật lẫn nhau, để mọi người có thể giải đáp thắc mắc cho nhau, đội ngũ nhẹ lòng, không khí cộng đồng cũng có.
Theo dõi sát sao những vấn đề chung, công bố giải pháp sớm, đừng đợi đến khi nhiều đội dẫm phải hố mới phản ứng.
4. Theo sát tiến độ nộp bài, đồng thời cũng giữ vững tâm thế
Đừng đợi đến cuối cùng mới xem tác phẩm dự thi, nhưng nếu ngay từ đầu số lượng dự án nộp ít cũng đừng hoảng. Nhiều tác phẩm dự thi được nộp sát giờ chót, tuần cuối cùng mới là cao điểm. Các nhà phát triển cần thời gian để viết code, viết tài liệu, làm demo, trau chuốt tác phẩm. Nhiều người còn phải cân đối các công việc khác, và giống như đa số mọi người, đều có bệnh trì hoãn.
Đường cong mức độ tham gia của hackathon, trông đại khái như thế này
Tiếp tục làm tốt những việc cần làm: quảng bá, giải đáp thắc mắc, cung cấp hỗ trợ. Kiểm tra các tác phẩm nộp sớm, xác nhận xem mọi người có hiểu rõ quy tắc không. Nếu phát hiện nhiều người gặp vấn đề, kịp thời công khai giải thích rõ ràng, để lại đủ thời gian cho các đội điều chỉnh.
Bảng điều khiển dành cho ban tổ chức của DoraHacks có thể theo dõi tiến độ nộp bài theo thời gian thực, không cần bạn phải làm mới bảng tính thủ công hay đi thúc giục khắp nơi. Quan trọng hơn, hệ thống đánh giá AI của nó có thể ngay lập tức đánh giá các tác phẩm đã nộp (bao gồm kho GitHub và mô tả) và đưa ra phản hồi sâu sắc, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian sàng lọc.
Đánh giá AI trong một hackathon thực tế trên DoraHacks (dành cho ban tổ chức phiên bản nâng cao)
5. Quản lý tốt thời gian của bạn, kịp thời đồng bộ các điều chỉnh về lịch trình
Sắp xếp lịch trực hợp lý cho đội ngũ: có người quan tâm trong các khung giờ quan trọng, nhưng không quá mệt mỏi. Công việc cần luân phiên, đặc biệt là các sự kiện kéo dài nhiều ngày, cần để mọi người thở.
Nếu cần điều chỉnh thời gian, cần truyền đạt rõ ràng ngay lập tức. Người tham gia đều lên kế hoạch theo DDL của bạn, thay đổi đột ngột mà không thông báo sẽ gây bất mãn. Nếu có thay đổi, cần để người tham gia nắm bắt tình hình mới nhất ngay lập tức.
Việc đồng bộ nội bộ đội ngũ cần ngắn gọn và tần suất cao, nhưng đừng biến thành các cuộc họp marathon. Dành đủ sức lực cho giai đoạn tăng tốc cuối cùng — vài giờ trước hạn chót, lượng tin nhắn sẽ bùng nổ, cần bảo toàn sức lực để ứng phó với thời khắc then chốt.
Ví dụ về Reminders dành cho người tham gia
Sử dụng các nền tảng như DoraHacks, việc nộp bài, giao tiếp với người tham gia, thiết lập sự kiện đều có thể quản lý tập trung, tiết kiệm rắc rối phối hợp qua lại, dành thời gian cho những việc quan trọng.
6. Để nhiệt huyết lan tỏa liên tục cả trực tuyến và trực tiếp
Mặt trận càng dài, giữa chừng dễ mệt mỏi. Có thể thỉnh thoảng đồng bộ tiến độ, ăn mừng các cột mốc nhỏ, giúp mọi người duy trì cảm giác tham gia. Giữa chừng tổ chức một số hoạt động: AMA, workshop, hoạt động giao lưu thư giãn đều được.
Khuyến khích mọi người chia sẻ tiến độ trên mạng xã hội. Phát hiện ai đó muốn từ bỏ, hãy gửi tin nhắn động viên. Nhưng cũng đừng làm phiền họ tập trung viết code. Nếu phát hiện có dự án chất lượng cao tham gia sớm, hãy sớm thiết lập liên hệ với họ, vì họ có thể là những người đóng góp cốt lõi trong tương lai của cộng đồng bạn, đặc biệt là khi bạn đang xây dựng hệ sinh thái hoặc công nghệ mới.
Về DoraHacks
DoraHacks là cộng đồng hackathon hàng đầu toàn cầu và nền tảng khuyến khích nhà phát triển mã nguồn mở. DoraHacks cung cấp bộ công cụ cho các bên, trao quyền để mọi người tổ chức hackathon và tài trợ cho các nhóm khởi nghiệp hệ sinh thái giai đoạn đầu.
DoraHacks cam kết thúc đẩy một phong trào hack toàn cầu trong các lĩnh vực Web3, AI, điện toán lượng tử và công nghệ vũ trụ. Tính đến nay, hơn 30,000 nhóm khởi nghiệp đã nhận được tổng cộng hơn 300 triệu USD tài trợ thông qua cộng đồng DoraHacks. Một lượng lớn cộng đồng mã nguồn mở, doanh nghiệp và hệ sinh thái công nghệ đang tích cực sử dụng DoraHacks và khả năng BUIDL AI của nó để tổ chức hackathon và cung cấp tài trợ cho các dự án mã nguồn mở.
