Hackathon Preparation "Prequel": What You Need to Do Before Organizing an Event

Trên bề mặt, việc tổ chức một hackathon có vẻ đơn giản: tạo một trang web/trang, công bố một số giải thưởng, và chờ đợi các bài dự thi đổ về. Tuy nhiên, trong thực tế, một hackathon thành công là kết quả tích lũy của hàng chục quyết định sáng suốt được đưa ra trước khi sự kiện bắt đầu. Trên một nền tảng như DoraHacks, bạn có thể dễ dàng nhận thấy sự khác biệt giữa một hackathon được chuẩn bị kỹ lưỡng và một hackathon được chuẩn bị sơ sài.

Chuẩn bị không đầy đủ sẽ dẫn đến một loạt các vấn đề có thể dự đoán trước: các quy tắc mơ hồ sẽ gây ra tranh cãi; đối tượng mục tiêu không rõ ràng sẽ dẫn đến thất bại trong tiếp thị; đánh giá thấp nhu cầu tài nguyên sẽ khiến bạn vội vã tìm kiếm nhà tài trợ trước khi ra mắt, hoặc làm kiệt sức đội ngũ vì khối lượng công việc quá lớn... Thay vì vội vàng vá víu giữa chừng sự kiện, tốt hơn hết là nên phòng ngừa trước.

Ngược lại, sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ đặt nền tảng vững chắc cho các giai đoạn tiếp theo diễn ra suôn sẻ. Bạn có thể hình dung giai đoạn này giống như việc vẽ bản thiết kế trước khi xây dựng. Bản thiết kế càng chi tiết, công trình cuối cùng càng vững chắc. Khi những thách thức bất ngờ xuất hiện, bạn sẽ cảm thấy may mắn vì đã không bỏ qua những công việc cơ bản này, từ đó có đủ năng lực dự phòng để đối phó với các tình huống phát sinh.

1. Xác định rõ chủ đề, mục tiêu và chỉ số thành công

Trước tiên, hãy xác định rõ chủ đề và mục tiêu của hackathon của bạn. Chọn một chủ đề hoặc lĩnh vực trọng tâm, có thể là một công nghệ cụ thể (như AI hoặc blockchain), một lĩnh vực vấn đề (như quyền riêng tư hoặc thanh toán), hoặc một thử thách mở. Chủ đề của bạn sẽ thu hút những người tham gia phù hợp và giúp các nhà tài trợ thấy được sự liên kết giữa hackathon với sản phẩm của họ.

Hackathon của Somnia (một public chain) xoay quanh SDK mới "Somnia Data Stream" của họ

Tiếp theo, hãy xác định rõ mục tiêu của bạn. Bạn muốn xây dựng cộng đồng nhà phát triển, tạo ra các giải pháp sáng tạo cho một vấn đề cụ thể, giúp nhà tài trợ tiếp cận nhân tài, hay cung cấp cơ hội giáo dục cho người mới bắt đầu? Các mục tiêu khác nhau sẽ quyết định các lựa chọn thiết kế khác nhau trong toàn bộ quá trình.

Cuối cùng, hãy cụ thể hóa các tiêu chuẩn thành công. Đặt ra các chỉ số có thể đo lường được, chẳng hạn như số lượng người đăng ký, số lượng bài nộp hợp lệ, mức độ hài lòng của hacker, mức độ hài lòng của nhà tài trợ hoặc lượng tin tức được đưa tin. Việc thiết lập các điểm chuẩn này sớm sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định ưu tiên khi tài nguyên hạn chế và cung cấp các tiêu chí đánh giá rõ ràng cho việc tổng kết sau sự kiện.

Ngay cả như vậy, mục tiêu cũng phải thực tế. Hãy xem xét quy mô cộng đồng nhà phát triển mà bạn có thể tiếp cận, cơ sở người dùng của công nghệ cần thiết, và liệu quỹ giải thưởng của bạn có tính cạnh tranh so với các sự kiện tương tự hay không. Mục tiêu vừa tham vọng vừa khả thi sẽ thúc đẩy đội ngũ, mà không khiến mọi người cuối cùng rơi vào thất vọng.

2. Xác định các nguồn lực cần thiết

Một khi đã xác định rõ mục tiêu, hãy lên kế hoạch cho các nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu đó:

●     Ngân sách cho giải thưởng, tiếp thị và công cụ.

●     Các mối quan hệ của bạn với các nhà tài trợ tiềm năng, cộng đồng hoặc cơ quan truyền thông.

●     Công cụ và nền tảng để nộp bài, giao tiếp và đánh giá.

●     Các cộng tác viên bên ngoài bạn cần, và thời gian họ có thể cam kết mỗi tuần.

Hãy thật cụ thể. Nếu bạn muốn thiết lập một quỹ giải thưởng 10.000 USD, bạn cần có sẵn nguồn vốn hoặc một nhà tài trợ sẵn sàng cung cấp số tiền đó. Nếu bạn muốn có 500 người tham gia, bạn cần có khả năng tiếp cận tiếp thị tương ứng để thu hút họ. Việc xác định nhu cầu tài nguyên sớm sẽ cho phép bạn phát hiện và lấp đầy các khoảng trống trước khi tiến hành.

3. Hiểu đối tượng của bạn: Họ là ai, ở đâu

Suy nghĩ cẩn thận về việc bạn muốn những ai tham gia. Mục tiêu của bạn là sinh viên đại học, nhà phát triển mới vào nghề, chuyên gia có kinh nghiệm, hay một nhóm hỗn hợp? Bạn tập trung vào một khu vực, quốc gia cụ thể, hay hướng đến toàn cầu? Bạn muốn bao gồm những trình độ kỹ năng và nền tảng nào?

Hiểu đối tượng của bạn quyết định gần như mọi thứ: ngôn ngữ và giọng điệu tiếp thị, nền tảng cho các chiến dịch quảng bá, độ phức tạp của thử thách, quy mô giải thưởng, và thậm chí cả thời gian tổ chức hackathon. Một hackathon dành cho sinh viên Đông Nam Á sẽ trông hoàn toàn khác với một hackathon dành cho các nhà phát triển kỳ cựu ở Bắc Mỹ.

Hackathon AI được tổ chức bởi King’s College London

Một khi đã xác định được đối tượng mục tiêu, hãy tìm ra nơi họ hoạt động trực tuyến. Đó có thể là X (Twitter cũ), cộng đồng Discord, Reddit, LinkedIn, danh sách email của trường đại học hoặc diễn đàn dành cho nhà phát triển. Hiểu đối tượng tập trung ở đâu sẽ quyết định chiến lược tiếp thị của bạn.

4. Nghiên cứu các hackathon hiện có

Bạn không cần phải bắt đầu từ con số không. Nghiên cứu cách các hackathon thành công vận hành và học hỏi từ phương pháp của họ. Tham gia một vài hackathon với tư cách là người tham gia để trải nghiệm từ góc nhìn của một hacker. Đọc quy tắc của họ, quan sát cách họ giao tiếp, và ghi chú lại những gì hiệu quả và những gì khiến bạn, với tư cách là người tham gia, cảm thấy thất vọng.

Duyệt qua các nền tảng như DoraHacks để xem các hackathon hàng đầu xây dựng thử thách, giải thưởng và lịch trình như thế nào. Lưu ý cách họ xây dựng quy tắc, đặt ra yêu cầu nộp bài và tiến hành đánh giá. Liên hệ với những người tổ chức hackathon mà bạn ngưỡng mộ và tìm kiếm lời khuyên - hầu hết mọi người đều sẵn lòng chia sẻ kinh nghiệm và bài học của họ.

Học hỏi từ người khác giúp bạn tránh những sai lầm phổ biến và áp dụng các phương pháp đã được chứng minh hiệu quả.

5. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của nhóm

Cho dù bạn đang xây dựng nhóm từ đầu hay làm việc trong một tổ chức hiện có, hãy xác định rõ trách nhiệm của mỗi người. Các vai trò điển hình bao gồm quan hệ đối tác kinh doanh, tiếp thị và vận động cộng đồng, hỗ trợ người tham gia, vận hành nền tảng và kỹ thuật, và điều phối đánh giá.

Chỉ định người chịu trách nhiệm rõ ràng cho từng lĩnh vực và thiết lập cơ chế ra quyết định. Trách nhiệm không rõ ràng sẽ dẫn đến công việc bị bỏ sót và sự thất vọng. Ngay cả một nhóm nhỏ cũng có thể hưởng lợi từ việc xác định vai trò rõ ràng, và các tổ chức lớn hơn càng cần điều này để tránh công việc trùng lặp hoặc bỏ sót.

Đảm bảo thực hiện kiểm tra tiến độ thường xuyên để theo dõi tiến độ và phát hiện trở ngại sớm.

6. Chọn nền tảng và tìm hiểu kỹ về nó

Việc chọn đúng nền tảng hackathon là rất quan trọng. DoraHacks là nền tảng tốt nhất để bạn bắt đầu với chi phí bằng không, cung cấp đủ tính linh hoạt và bảng điều khiển tổ chức (Organizer Dashboard) mạnh mẽ. Đôi khi người tổ chức cũng sử dụng biểu mẫu riêng hoặc bảng tính để đăng ký. Khi đánh giá nền tảng, hãy xem xét các tính năng nộp bài và đánh giá, tùy chọn tùy chỉnh, chi phí và mô hình định giá, tính dễ sử dụng cho người tổ chức và người tham gia, cũng như các dịch vụ cộng đồng hoặc hỗ trợ có sẵn.

Bảng điều khiển tổ chức (Organizer Dashboard) của DoraHacks, dùng để quản lý hackathon và hỗ trợ hacker

Một khi đã chọn nền tảng, hãy làm quen kỹ lưỡng với nó từ cả góc nhìn của hacker và người tổ chức. Tổ chức một hackathon thử nghiệm để trải nghiệm toàn bộ quy trình của người tổ chức: tạo trang sự kiện, thiết lập quy tắc, cấu hình tiêu chí đánh giá và quản lý bài nộp. Sau đó, trải nghiệm với tư cách người tham gia: đăng ký, nộp một dự án mô phỏng và cảm nhận toàn bộ quy trình. Hiểu được cả hai góc nhìn sẽ giúp bạn viết hướng dẫn rõ ràng hơn, dự đoán trước những thắc mắc của người tham gia và giải quyết vấn đề nhanh chóng trong suốt hackathon.

7. Lập một lịch trình thực tế

Lập kế hoạch ngược từ ngày hackathon dự kiến. Hầu hết các hackathon trực tuyến cần một đến hai tháng để chuẩn bị, các hackathon quy mô lớn hơn cần nhiều thời gian hơn. Lập kế hoạch cho các cột mốc quan trọng: khi nào bắt đầu liên hệ với nhà tài trợ, khi nào khởi động tiếp thị, khi nào đăng ký mở và đóng, khi nào diễn ra khoảng thời gian hackathon, khi nào tiến hành đánh giá và khi nào công bố người chiến thắng.

Hãy dành thời gian đệm. Các cuộc đàm phán với nhà tài trợ thường lâu hơn dự kiến, việc phê duyệt có